E-Signatur

Was ist eine E-Signatur?

Eine elektronische Signatur sind Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden sind und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet (Art. 3 Nr. 10 eIDAS-Verordnung). Praktisch heißt das: Eine Person bestätigt am Handy oder am Rechner, dass sie ein bestimmtes Dokument unterschreibt, und ein Signaturdienst hält fest, wer das wann und für welches Dokument getan hat.

Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt (Art. 25 Abs. 1 eIDAS-Verordnung).

Welche Stufen gibt es?

Die einfache elektronische Signatur ist die Grundform, zum Beispiel ein Klick auf „Unterschreiben“ nach einer Anmeldung. Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet und erkennt nachträgliche Änderungen (Art. 26 eIDAS-Verordnung); dafür ist meist eine zusätzliche Identifizierung nötig, etwa ein Code per SMS. Die qualifizierte elektronische Signatur beruht zusätzlich auf einem qualifizierten Zertifikat und einer sicheren Signaturerstellungseinheit und ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt (Art. 25 Abs. 2 eIDAS-Verordnung).

Wo das Gesetz die Schriftform verlangt, ersetzt nur die qualifizierte elektronische Signatur die eigenhändige Unterschrift (§ 126a BGB). Verlangt es die Textform, genügt eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, die die Person des Erklärenden nennt (§ 126b BGB).

Sind E-Signaturen im AZAV-Prozess erlaubt?

Ja. Die AZAV schreibt für Teilnehmerverträge keine Schriftform vor. Die Bundesagentur für Arbeit hat sich gegenüber Trägern so geäußert, dass sie keine Bedenken gegen digitale Unterschriften mit Software hat und keine besonderen Anforderungen an die Technik stellt, solange die Unterschrift manipulationssicher ist, bewusst und aktiv gegeben wird, die Person über die Freiwilligkeit informiert ist und der Vorgang dokumentiert wird.

Für Fernlehrgänge verlangt § 3 Abs. 1 FernUSG für die Vertragserklärung des Teilnehmers die Textform. Eine einfache elektronische Signatur mit Protokoll erfüllt das. Verlangt ein Kostenträger oder eine fachkundige Stelle im Einzelfall mehr, gilt deren Vorgabe.

Was gehört in ein Signaturprotokoll?

Das Signaturprotokoll, oft auch Audit-Trail genannt, ist der Nachweis zur Unterschrift. Es hält fest, wer unterschrieben hat, wann, welches Dokument in welcher Fassung und wie die Person angemeldet war. Zusammen mit dem unterschriebenen Dokument gehört es in die Teilnehmerakte, denn im Audit oder bei einer Rückfrage des Kostenträgers ist es der Beleg dafür, dass die Unterschrift echt und bewusst gegeben wurde.

Welche Dokumente unterschreiben Teilnehmer typischerweise?

Vor allem den Teilnehmervertrag, außerdem Einwilligungen, Belehrungen und Bestätigungen, etwa über erhaltene Unterlagen. Dokumente, die der Träger ausstellt, wie Teilnahmebescheinigung und Zertifikat, unterschreibt der Träger selbst; dafür ist keine Mitwirkung des Teilnehmers nötig.