Internes Audit

Wo steht das interne Audit in der AZAV?

Der Begriff „internes Audit“ kommt in der AZAV nicht vor. § 2 Abs. 4 Nr. 2 AZAV verlangt aber eine Dokumentation zur Unternehmensorganisation und Führung, einschließlich der Durchführung eigener Prüfungen zur Funktionsweise des Unternehmens. Genau das leistet ein internes Audit. Zusammen mit dem Grundsatz aus § 2 Abs. 4 Satz 1 AZAV, dass Qualität durch systematische Verfahren gewährleistet und kontinuierlich verbessert wird, ergibt sich daraus die Erwartung der fachkundigen Stellen.

Träger, die bereits nach DIN EN ISO 9001 oder einem anderen QM-Modell arbeiten, kennen das interne Audit als festen Bestandteil. Nach § 181 Abs. 4 SGB III soll die fachkundige Stelle Zertifikate unabhängiger Stellen ganz oder teilweise berücksichtigen.

Was wird im internen Audit geprüft?

Sinnvoll ist ein Auditprogramm, das alle neun Bereiche aus § 2 Abs. 4 AZAV abdeckt: Leitbild, Organisation und Führung, Qualifizierung des Personals, Zielvereinbarungen und Kennzahlen, Arbeitsmarktorientierung, Förderung der Lernprozesse, Bewertung der Maßnahmen, Zusammenarbeit mit Dritten sowie Beschwerdemanagement mit Teilnehmerbefragungen.

Dazu kommen die praktischen Abläufe, die eine Agentur für Arbeit nach § 183 SGB III jederzeit prüfen kann: Anwesenheitslisten, Fehlzeitenmeldungen, Teilnahmebescheinigungen, Verträge mit Teilnehmern, Nachweise zur Qualifikation der Dozenten. Das interne Audit sollte auch alle Standorte erfassen, weil die fachkundige Stelle ortsbezogen prüft (§ 5 Abs. 1 AZAV).

Bei Trägern mit mehreren Fachbereichen nach § 5 Abs. 1 Satz 3 AZAV sollte das Auditprogramm jeden Fachbereich gesondert berücksichtigen. Eine Aktivierungsmaßnahme nach § 45 SGB III wirft andere Fragen auf als eine Umschulung mit betrieblicher Lernphase, etwa zur Dauer betrieblicher Anteile von höchstens sechs Wochen (§ 45 Abs. 2 SGB III).

Wer darf ein internes Audit durchführen?

Die AZAV stellt keine Anforderungen an die Person des internen Auditors. Bewährt hat sich, dass niemand seinen eigenen Bereich prüft, damit die Prüfung unabhängig bleibt. Kleine Träger beauftragen dafür oft externe Auditoren oder prüfen sich gegenseitig zwischen Standorten. Eine Beratung durch die eigene fachkundige Stelle ist nicht möglich, weil § 177 Abs. 2 Nr. 3 SGB III Beratungsverhältnisse zwischen fachkundiger Stelle und Träger ausschließt.

Was passiert mit den Ergebnissen?

Jede Feststellung bekommt eine Korrekturmaßnahme, einen Verantwortlichen und eine Frist. Die Ergebnisse fließen in die Managementbewertung ein und dienen der fachkundigen Stelle im Überwachungsaudit als Nachweis, dass das Qualitätssystem tatsächlich angewendet wird. Ein Auditbericht ohne Folgemaßnahmen gilt als schwacher Nachweis für kontinuierliche Verbesserung.

Wie läuft ein internes Audit ab?

Ein internes Audit folgt meist vier Schritten. In der Planung legt der Auditor Umfang, Bereiche, Standorte und Gesprächspartner fest und informiert die Beteiligten. In der Durchführung führt er Gespräche, sieht Unterlagen ein und prüft Stichproben, zum Beispiel einzelne Teilnehmerakten von der Anmeldung bis zur Teilnahmebescheinigung. Im Bericht hält er Feststellungen, Abweichungen und Verbesserungspotenziale fest. In der Nachverfolgung prüft er, ob die vereinbarten Korrekturmaßnahmen umgesetzt und wirksam sind.

Für die Nachweisführung ist wichtig, dass jeder Schritt datiert und einer verantwortlichen Person zugeordnet ist. Fachkundige Stellen sehen sich im Überwachungsaudit häufig den Auditplan, den letzten Bericht und den Stand der offenen Maßnahmen an.