AZAV-Wissen
Überwachungsaudit
Auch bekannt als: Überwachungsaudit AZAV, jährliches Audit AZAV, Surveillance Audit, Jahresaudit Bildungsträger
Das Überwachungsaudit ist die jährliche Prüfung durch die fachkundige Stelle, ob ein zugelassener Träger sein Qualitätssystem weiterhin wirksam anwendet. Grundlage ist § 181 Abs. 5 Satz 2 SGB III, der die jährliche Überprüfung aus § 177 Abs. 3 Satz 3 SGB III auf die Zulassung überträgt.
- Rechtsgrundlage
- § 181 Abs. 5 Satz 2 i. V. m. § 177 Abs. 3 Satz 3 SGB III
- Turnus
- jährlich während der Zulassungsdauer
- Durchgeführt von
- fachkundige Stelle, die die Zulassung erteilt hat
- Mögliche Folge
- Frist zur Mängelbeseitigung, im Extremfall Entzug
Warum gibt es ein jährliches Überwachungsaudit?
Die Trägerzulassung wird für höchstens fünf Jahre erteilt. Damit die Qualität in dieser Zeit nicht nur auf dem Papier besteht, ordnet das Gesetz eine jährliche Überprüfung an: § 177 Abs. 3 Satz 3 SGB III verlangt, dass die wirksame Anwendung des Qualitätsmanagementsystems in jährlichen Abständen überprüft wird, und § 181 Abs. 5 Satz 2 SGB III erklärt diese Regel für die Zulassung von Trägern und Maßnahmen für entsprechend anwendbar.
Ein Zyklus besteht damit typischerweise aus dem Zulassungsaudit, Überwachungsaudits in den Folgejahren und einem Wiederholungsaudit vor Ablauf der Zulassung.
Die jährliche Überprüfung ist der zentrale Unterschied zu einer einmaligen Zertifizierung: Ein Träger muss nicht nur bei der Zulassung, sondern in jedem Jahr der Laufzeit zeigen, dass seine Verfahren angewendet werden und Ergebnisse liefern.
Was prüft die fachkundige Stelle im Überwachungsaudit?
Im Mittelpunkt steht die Frage, ob das dokumentierte Qualitätssystem gelebt wird. Geprüft werden typischerweise die Ergebnisse von internen Audits und Managementbewertung, die Zielerreichung anhand der Kennzahlen, Beschwerden und Teilnehmerbefragungen, die arbeitsmarktlichen Ergebnisse der Maßnahmen, Nachweise zur Qualifikation und Fortbildung neuer Dozenten sowie die Umsetzung von Feststellungen aus dem letzten Audit.
Außerdem prüft die fachkundige Stelle, ob Erkenntnisse der Agentur für Arbeit Auswirkungen auf die Zulassung haben. Die Agentur teilt ihr Ergebnisse ihrer Prüfungen nach § 183 Abs. 4 SGB III mit, und die fachkundige Stelle bewertet sie nach § 5 Abs. 8 AZAV.
Welche Änderungen müssen vorher gemeldet werden?
Änderungen, die Auswirkungen auf die Zulassung haben können, sind der fachkundigen Stelle unverzüglich anzuzeigen, nicht erst beim nächsten Audit (§ 181 Abs. 5 Satz 2 in Verbindung mit § 177 Abs. 4 SGB III). § 5 Abs. 5 AZAV nennt als Beispiele Änderungen der Standorte, der Fachbereiche und der Durchführung der Maßnahmen. Ein neuer Standort oder ein neuer Fachbereich wird in der Regel im Rahmen eines Audits mitgeprüft und in der Anlage zum Zertifikat ergänzt (§ 5 Abs. 6 AZAV).
Was passiert bei Abweichungen?
Leichte Feststellungen werden als Hinweise oder Verbesserungspotenziale festgehalten. Erfüllt ein Träger rechtliche Anforderungen nicht, setzt die fachkundige Stelle eine Frist von höchstens drei Monaten. Werden die Anforderungen auch danach nicht erfüllt, ist sie nach § 181 Abs. 7 SGB III verpflichtet, die Zulassung zu entziehen.
Was ist der Unterschied zur Prüfung durch die Agentur für Arbeit?
Das Überwachungsaudit der fachkundigen Stelle prüft, ob der Träger die Zulassungsvoraussetzungen weiterhin erfüllt. Die Prüfung der tatsächlichen Durchführung von Maßnahmen und die Beobachtung ihres Erfolgs obliegen dagegen nach § 5 Abs. 8 AZAV allein der Agentur für Arbeit. Sie kann nach § 183 SGB III Auskünfte von Träger und Teilnehmern verlangen, Unterlagen einsehen und Geschäfts- und Unterrichtsräume während der Geschäfts- oder Unterrichtszeit betreten.
Beide Prüfungen sind also unabhängig voneinander. Ein bestandenes Überwachungsaudit schützt nicht vor Feststellungen der Agentur, und umgekehrt kann die Agentur ihre Erkenntnisse der fachkundigen Stelle und der Akkreditierungsstelle mitteilen (§ 183 Abs. 4 SGB III).
trägis hält Klassenbuch, Bescheinigungen, Berichte, unterschriebene Dokumente mit Signaturprotokoll und Dozentenqualifikationen jederzeit bereit. Das Aktivitätsprotokoll zeigt, wer was wann geändert hat. Das Auditdossier auf Knopfdruck kommt bald mit dem QM-Cockpit.
Mehr zu Audit und QMHäufige Fragen zu Überwachungsaudit
Wie lange dauert ein Überwachungsaudit?
Die Dauer legt die fachkundige Stelle nach Größe des Trägers, Zahl der Standorte und Fachbereiche fest. Für kleine Träger ist häufig ein Audittag üblich.
Kann das Überwachungsaudit verschoben werden?
Das Gesetz verlangt eine jährliche Überprüfung. Spielräume beim genauen Termin regelt die jeweilige fachkundige Stelle; ein Ausfall gefährdet die Zulassung.
Werden im Überwachungsaudit auch Maßnahmen geprüft?
Ja, die jährliche Überprüfung gilt nach § 181 Abs. 5 Satz 2 SGB III für die Zulassung von Trägern und Maßnahmen entsprechend. Neue Maßnahmen können im selben Termin zugelassen werden.
Gibt es nach dem Überwachungsaudit ein neues Zertifikat?
In der Regel nicht. Das Zertifikat gilt bis zum Ende der Zulassungsdauer weiter. Bei neuen Standorten oder Fachbereichen wird die Anlage zum Zertifikat aktualisiert (§ 5 Abs. 6 AZAV).
Zuletzt fachlich geprüft: Oktober 2026. Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Stand der Gesetzestexte: Oktober 2026.