AZAV-Wissen
Teilnehmerverwaltung
Auch bekannt als: Teilnehmermanagement, Kursteilnehmerverwaltung
Teilnehmerverwaltung umfasst alles, was ein Bildungsträger über seine Teilnehmer festhält und erledigt: Stammdaten, Gutschein und Kostenträger, Vertrag, Anwesenheit, Meldungen und Bescheinigungen. Bei geförderten Maßnahmen geben SGB III und AZAV vor, was davon nachweisbar sein muss.
- Vertrag und Bescheinigung
- § 178 Nr. 5 SGB III, § 2 Abs. 5 AZAV
- Fehltage melden
- kalendermonatlich (§ 318 Abs. 2 SGB III)
- Datenschutz
- Sozialdaten, §§ 67 ff. SGB X
- Geprüft von
- fachkundige Stelle und Agentur für Arbeit
Was gehört zur Teilnehmerverwaltung?
Zur Teilnehmerverwaltung gehört der ganze Weg eines Teilnehmers durch die Maßnahme: Anfrage und Beratung, Eignungsfeststellung, die Prüfung des Bildungsgutscheins, der Vertrag, die Anwesenheit im Unterricht, Fehlzeiten und ihre Gründe, Meldungen an den Kostenträger und am Ende die Teilnahmebescheinigung. Bei Trägern mit mehreren Standorten oder Kursen kommen Zuordnung und Wechsel dazu.
Welche Pflichten geben SGB III und AZAV vor?
Ein zugelassener Träger schließt mit jedem Teilnehmer einen angemessenen Vertrag, insbesondere mit Regeln zu Rücktritt und Kündigung (§ 178 Nr. 5 SGB III). Nach Abschluss der Maßnahme erhält der Teilnehmer eine Teilnahmebescheinigung mit Inhalt, zeitlichem Umfang und Ziel der Maßnahme (§ 2 Abs. 5 AZAV).
Während der Maßnahme teilt der Träger der Agentur für Arbeit unverzüglich Änderungen mit, die für die Leistungen erheblich sind, und meldet ihr kalendermonatlich die Fehltage jedes Teilnehmers mit ihren Gründen (§ 318 Abs. 1 und 2 SGB III). Beurteilungen des Teilnehmers übermittelt er unverzüglich.
Was wird im Audit und bei Prüfungen verlangt?
Die fachkundige Stelle prüft im Audit, ob der Träger seine Verfahren tatsächlich anwendet, etwa bei Verträgen, Fehlzeiten, Beschwerden und Teilnehmerbefragungen. Die Agentur für Arbeit kann nach § 183 SGB III die Durchführung der Maßnahmen prüfen, Auskünfte verlangen und Unterlagen einsehen. Für beide gilt: Was nicht dokumentiert ist, lässt sich nicht belegen.
Teilnehmerdaten in geförderten Maßnahmen sind oft Sozialdaten. Sie dürfen nur für den Zweck verarbeitet werden, für den sie übermittelt wurden, und brauchen besonderen Schutz (§§ 67 ff. SGB X, Art. 5 DSGVO).
Tabelle oder Software?
Viele Träger beginnen mit Tabellen, Ordnern und E-Mail. Das funktioniert bei wenigen Teilnehmern, wird aber schwierig, sobald Fehlzeiten monatlich gemeldet, Gutscheine fristgerecht geprüft und Nachweise im Audit schnell gefunden werden müssen. Eine Teilnehmerverwaltungssoftware hält alle Angaben je Teilnehmer an einem Ort, protokolliert Änderungen und erzeugt Bescheinigungen und Meldungen aus denselben Daten.
trägis ist eine Teilnehmerverwaltung für AZAV-Träger: Stammdaten, Bildungsgutschein, Vertrag, Anwesenheit und Fehlzeiten, Meldungen an die Agentur und Teilnahmebescheinigung liegen je Teilnehmer in einer Akte. Teilnehmer laden Unterlagen selbst im Teilnehmerportal hoch.
Mehr zu Teilnehmer und MaßnahmenHäufige Fragen zu Teilnehmerverwaltung
Wie oft muss ein Träger Fehlzeiten melden?
Kalendermonatlich, mit den Gründen der Fehltage, an die für den Teilnehmer zuständige Agentur für Arbeit (§ 318 Abs. 2 SGB III).
Muss ein Träger eine Teilnehmerverwaltungssoftware nutzen?
Nein. Die AZAV schreibt kein Werkzeug vor. Sie verlangt, dass Verfahren angewendet und nachgewiesen werden; wie der Träger das organisiert, entscheidet er selbst.
Was muss auf einer Teilnahmebescheinigung stehen?
Angaben zum Inhalt, zum zeitlichen Umfang und zum Ziel der Maßnahme (§ 2 Abs. 5 AZAV).
Zuletzt fachlich geprüft: Oktober 2026. Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Stand der Gesetzestexte: Oktober 2026.