Fehlzeiten in AZAV-Maßnahmen: Regeln, Meldepflichten, Nachweise (2026)

Was zählt als Fehlzeit?

Eine Fehlzeit ist jede Zeit, in der ein Teilnehmer an einem planmäßigen Maßnahmetag nicht teilnimmt, ganz oder teilweise. Das Gesetz spricht von Fehltagen und deren Gründen ^[1]. Wie Sie Verspätungen und halbe Tage erfassen, regeln Sie am besten einheitlich im Teilnahmevertrag und in Ihrem Qualitätssystem.

Für die Meldung zählt der Grund: Krankheit, ein Termin bei der Agentur, ein Vorstellungsgespräch oder kein Grund. Entschuldigt oder unentschuldigt beurteilt am Ende die Agentur oder das Jobcenter. Der Träger liefert die Tatsachen.

Wann und wie melden Sie Fehlzeiten?

Die Grundpflicht steht in § 318 Abs. 2 SGB III: Träger teilen der für den einzelnen Teilnehmer zuständigen Agentur für Arbeit die Fehltage und die Gründe dafür kalendermonatlich mit. Sie nutzen die Formulare im Fachportal der Bundesagentur, soweit diese keine andere Datenübertragung vorschreibt ^[1]. § 61 Abs. 2 SGB II enthält dieselbe Pflicht für Maßnahmen zur Eingliederung in der Grundsicherung, mit den dort vorgegebenen Verfahren und Formaten ^[2].

Die Fachlichen Weisungen ergänzen das je Gutschein:

• Bildungsgutschein: Für Teilnehmer, die nicht antreten, unentschuldigt fernbleiben oder eine Prüfung nicht bestehen, erstellt der Träger eine gesonderte Meldung ^[3].
• AVGS: Die Fehltage des Vormonats meldet der Träger jeweils in der ersten Kalenderwoche eines Monats. Nichtantritt am ersten Tag und Abbruch meldet er unverzüglich, mit der Anlage, die mit der Bewilligung übersandt wurde ^[4].
• Immer: Änderungen, die für die Leistung erheblich sind, teilen Sie unverzüglich mit, also ohne schuldhaftes Zögern ^[1].

Was gilt bei Krankheit?

Ist ein Teilnehmer einer Weiterbildung gesetzlich krankenversichert, teilt er die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich sowohl dem Träger als auch der Agentur mit, mit Beginn und Dauer. Die gelbe Bescheinigung muss er nicht mehr vorlegen, weil die Agentur die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei der Krankenkasse abruft ^[3].

Ausnahmen sind Bezieher von Grundsicherung, privat Versicherte und Bescheinigungen über ein krankes Kind: Hier wird die Bescheinigung weiter auf Papier vorgelegt ^[3]. Für Ihre Monatsmeldung heißt das: Notieren Sie, wann und wie der Teilnehmer die Krankheit mitgeteilt hat, auch wenn Sie keinen Schein in der Hand haben.

Wer während einer geförderten Weiterbildung Arbeitslosengeld bezieht, verliert den Anspruch bei Arbeitsunfähigkeit nicht sofort: Die Leistung wird bis zu sechs Wochen weitergezahlt ^[7].

Was passiert mit Kosten und Weiterbildungsgeld?

Für den Träger beruhigend: Beim Bildungsgutschein sind die Lehrgangskosten auch während der Fehlzeiten weiterzuzahlen ^[3]. Beim AVGS werden zwar nur durchgeführte Maßnahmestunden erstattet, Fehlzeiten des Teilnehmers mindern die Kostenerstattung aber nicht ^[4]. Erst ab einer vorzeitigen Beendigung wird beim AVGS nichts mehr erstattet ^[4].

Kommt es beim Bildungsgutschein mit Direktzahlung zum Abbruch, zahlt die Agentur noch zwei weitere Monatsraten. Maßgeblich ist der letzte Tag der persönlichen Anwesenheit. Hat der Träger den Abbruch zu vertreten, entfallen weitere Raten ^[3]. Der letzte Anwesenheitstag muss deshalb exakt dokumentiert sein.

Fehlzeiten, die nicht zu einem Abbruch führen, bleiben für das Weiterbildungsgeld von 150 Euro im Monat unberücksichtigt ^[3].

Wann führen Fehlzeiten zum Abbruch?

Eine feste Zahl unentschuldigter Fehltage, ab der eine Maßnahme abgebrochen wird, nennen weder Gesetz noch Fachliche Weisungen. Beim AVGS entscheidet die Vermittlungsfachkraft im Einzelfall über die Fortführung; ein unentschuldigtes Fehlen zu Beginn ist ein Anlass, die vorzeitige Beendigung zu prüfen ^[4].

Bricht ein Arbeitsloser eine Maßnahme ohne wichtigen Grund ab oder gibt er durch maßnahmewidriges Verhalten Anlass zum Ausschluss, tritt eine Sperrzeit ein ^[5]. In der Grundsicherung ist der Abbruch einer zumutbaren Maßnahme ohne wichtigen Grund eine Pflichtverletzung ^[6]. Ob ein wichtiger Grund vorliegt, entscheidet die Agentur oder das Jobcenter, nicht der Träger.

Ihr Teilnahmevertrag regelt, wann Sie selbst einen Teilnehmer ausschließen dürfen. Er muss angemessene Regeln zu Rücktritt und Kündigung enthalten ^[9].

Wie dokumentieren Sie Fehlzeiten richtig?

Die Agentur kann jederzeit Auskunft über den Verlauf einer Maßnahme verlangen und Ihre Unterlagen einsehen ^[8]. Unvollständige oder verspätete Auskünfte können dazu führen, dass sie Gutscheine für Ihren Träger ausschließt ^[8]. Lückenlose Anwesenheitslisten schützen deshalb vor allem Sie selbst.

• Anwesenheit je Termin erfassen, nicht nachträglich am Monatsende aus dem Gedächtnis.
• Jeden Nachweis, etwa eine Krankmeldung oder eine Einladung der Agentur, sofort dem betroffenen Tag zuordnen.
• Gespräche nach unentschuldigtem Fehlen kurz und sachlich festhalten. Sie sind zugleich ein Nachweis für die individuelle Förderung, die Ihr Qualitätssystem nach § 2 Abs. 4 AZAV beschreibt ^[10].
• Den letzten Tag der persönlichen Anwesenheit bei jedem Abbruch eindeutig vermerken ^[3].
• Fehlzeiten und Gründe sind Sozialdaten: Zugriff nur für die Personen, die sie für Betreuung und Meldung brauchen (Sozialdatenschutz).